公司采购管理中心服务规范制度

    公司采购管理中心服务规范制度提要：在规定的接待时间内，不得缺席；有客来访，马上起来接待，并让座，接待时应主动、热情、大方、微笑服务

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    公司采购管理中心服务规范制度

    第一章总则

    第一条为规范采购管理中心的服务工作，提高工作成效，特制定本规定。

    第二条本规范适用于采购管理中心。

    第二章日常客户接待礼仪

    第三条在规定的接待时间内，不得缺席；有客来访，马上起来接待，并让座，接待时应主动、热情、大方、微笑服务。

    第四条直接见面介绍的场合下，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断，可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人。

    第五条一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。

    第六条互相介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。

    第七条名片应先递给长辈或上级，把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边清楚说出自己的名字。

    第八条接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。

    第九条商务谈判结束时，要感谢客户不辞辛苦到我司洽谈业务，并预祝双方本次合作成功，恭送客户至电梯口，并目送客户上电梯，电梯门关闭后方可转身离开。

    第十条办公人员接听电话必须使用礼貌用语，应有较强的随机应变能力。

    第十一条重要电话接听应做好电话记录工作，将电话接听内容记录并及时传达、回复。

    第十二条接听电话时语言要求：规范礼貌、简洁耐心。

    第十三条领导无暇接听电话或拒绝接听电话时，须灵活处理，可询问对方详细情况与来电事由以决定领导是否接听。

    第三章客户接待具体规定

    第十四条所有来访供应商必须提前一天与相关项目负责人进行书面或电话预约。

    第十五条供应商预约时，相关项目负责人必须详细记录来访供应商的姓名、单位、具体来访时间、来访人数、洽谈的主要事宜。

    第十六条供应商预约时，相关项目负责人要提醒对方注意守时。

    第十七条各项目负责人必须严格按照预约的时间进行接待，如因特殊原因延迟接待须向供应商做好解释工作，不得将供应商搁置一边不闻不问。

    第十八条各项目负责人在与供应商洽谈之前做好充分的准备，且要有书面谈判计划。

    第十九条接待人员应注重个人形象和公司形象，言行举止有理有节，知晓相关的商务礼仪规范。

    第二十条项目负责人在与供应商进行洽谈时认真严肃、不卑不亢。

    第二十一条对于未预约来访的供应商不能接待的要做好说明解释工作。

    第二十二条一般情况下，供应商来访时，相应的项目负责人应带领其去接待室办公，不允许在办公区域内洽谈业务。

    第二十三条各项目负责人接待供应商的时间不宜过长，一般不超过两小时。不得长时间将供应商留在接待室。

    第二十四条项目负责人在接待结束后必须将供应商送至电梯口，不得私自带领供应商参观办公区。

    第二十五条如须留请供应商吃饭，需提前向部门申请，陪同人员不宜过多。

    第四章内部服务规定

    第二十六条服务原则：以采购需求部门的需求满意度作为采购管理中心全体员工的追求，实现内部客户满意度最大化。

    第二十七条服务对象：所有存在采购需求及相关技术服务需求的各部门及各公司。

    第二十八条服务内容：

    （一）提高供货及时率，保证需求部门或公司的所需物资的及时到位。

    （二）确保优质优价，提高产品质量，最大程度降低需求部门或公司的成本。

    （三）及时处理各项采购物资存在的质量问题。

    （四）提高合同评审及时率。

    （五）为各需求部门及公司提供相关的技术服务及支持。

    （六）及时收集各需求部门及公司所需的各项物资最新市场及技术信息。

    第二十九条各项目负责人为相应的服务责任人，需求部门及公司的问题可直接与相关责任人联系，各责任人应承诺处理时间。

    第三十条设立投诉专线，对本部门服务不满意之处，可进行电话投诉，1小时内给予答复。

    第三十一条提高部门整体服务意识，不定期进行客户满意度调查，以进行改进和处理。

    第五章附则

    第三十二条本规范执行监督权归采购管理中心。

    采购管理中心

    颁发日期：二零XX年一月八日

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