公司文件管理制度范本（5）

    公司文件管理制度范本（5）提要：正文规定：正文为小四号、宋体字，正文条款号及一级条款内容为黑体，条款号与其后内容之间空两格，正文行间距为22磅

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    公司文件管理制度范本（5）

    1目的

    为了加强对文件的控制，树立文件的严肃性，特制定本制度。

    2适用范围

    适用于公司管理体系文件（含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式）的控制。

    3职责

    3.1公司办负责本制度的监督执行。

    3.2各文件使用部门负责按本制度要求对所使用的文件进行管理。

    3.3文件领取人负责对文件进行妥善保管。

    3.4公司办文件管理员负责管理体系电子文件的管理。

    4管理体系文件管理

    4.1本制度是依据《文件控制程序》制订的，是《文件控制程序》的进一步细化。

    4.2文件编写

    4.2.1文件编号、编制、审批规定按《文件控制程序》执行。

    4.2.2文件格式

    4.2.2.1页边距规定：上2.2cm，下2.2cm，左3cm，右2.2cm。

    4.2.2.2页眉、页脚规定：页眉1.6cm，页脚1.6cm。

    4.2.2.3标题规定：标题为三号字，字体为黑体。

    4.2.2.4正文规定：正文为小四号、宋体字，正文条款号及一级条款内容为黑体，条款号与其后内容之间空两格，正文行间距为22磅，同时一级条款段前0.5行、段后0.5行；如最后一页内容较少，可适当缩小行间距，以减少一页；文字居左对齐；无条款号的段落段前空两格。

    4.2.2.5页码规定：页码为五号字，居中。

    4.2.2.6文件编号及版次格式：文件编号为五号黑体字。

    4.2.2.7内容格式及要求

    a）一般情况文件分为6个一级条款，“1目的”描述本文件的目的，“2适用范围”描述本文件适用的控制范围，“3职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责，“4管理内容”描述文件控制的要求，标题“管理内容”可根据文件主题更改为其他标题，“5相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称，“6记录”列出本文件所涉及的记录表式。一级条款数量可根据文件内容具体情况确定。

    b）二级条款，如一级条款有若干下一层次内容，应采用二级条款，如：4.2、4.3、…；

    c）三级条款，如二级条款有若干下一层次内容，应采用三级条款，如：4.2.1、4.2.2、…；

    d）四级条款，如三级条款有若干下一层次内容，应采用四级条款，如：4.2.2.1、4.2.2.2、…，也可以a）、b）、…、表示；条款号最多为四位。

    e）文件头（含标题、文件编号）可采用程序文件格式，也可采用本文件格式，采用本文件格式时，文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。

    4.2.3文件封面的要求

    a)文件可采用封面，也可不采用，如采用封面文件封面应统一；

    b)文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息；

    c)文件封面应有受控状态标识，发放时应有发放编号；

    d)文件封面应有公司办统一编制。

    4.2.4文件类型

    所有编写的文件（含记录表式）应采用“WORD”或“EXCEL”类型。

    4.2.5各部门在编写文件时，文件格式应符合要求，文件审核人在审核时，应对文件格式进行审查。

    4.3文件发放

    4.3.1所有文件由公司办统一发放，发放管理应符合《文件控制程序》要求。

    4.3.2发放前，由公司办确定文件发放范围，经管理者代表确认后，实施发放。

    4.3.3文件下发时，应收回作废文件，作废文件管理按4.9条款执行。

    4.3.4《管理手册》、《程序文件》发放至部门级，相关作业文件发放至作业现场，发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门，如文件无封面，则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。

    4.4现场文件管理

    4.4.1现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本，不得使用无效版本文件，以下情况之一可视为无效版本文件：

    a)无批准；

    b)无文件编号；

    c)无受控状态；

    d)无实施日期。

    4.4.2文件领取人不得在非工作时间持有文件，不得将文件带出公司外，不得复印。

    4.4.3文件领取人应妥善保管领用文件，因保管不善导致文件丢失，其责任由文件领取人负责。

    4.4.4公司所有下发的文件，应保持清晰，不得乱涂乱画。

    4.5文件评审

    4.5.1文件在执行过程中或新文件发布前，如需进行评审，由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。

    4.5.2文件评审过程中，评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责，评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。

    4.5.3评审时，由原文件编制部门记录评审意见，并执行评审意见的更改。

    4.6文件更改

    4.6.1本公司文件采取换页或换版方式更改。

    4.6.2文件在执行过程中，如需更改，应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。

    4.6.3更改应详细说明更改理由，涉及工艺更改的，应有更改后工艺验证的记录。

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