物业管理招投标的特点及其要点

  物业管理招投标的特点及其要点
                                  季如进　李菁

    物业管理招投标是物业管理社会化、专业化、市场化特征的体现，是物业管理规范化运作的必然要求。物业管理招投标有其自身的特殊性，了解物业管理招投标的特点，并在此基础上把握物业管理招投标实践中的要点，才能更好地实施物业管理招投标，推动物业管理行业的发展。招投标的性质和目的已经是老生常谈，在此略过。

一、物业管理招投标的自身特点
    物业管理招投标的自身特点主要体现在以下两个方面：
    1. 最适合的物业管理方案不易确定。
    物业管理招投标与其他招投标一样，要选最合适的而不是最好的方案。但什么样是最合适的，往往不易判断。如住宅小区多元化的产权结构决定了众多业主达成对最适合的物业管理服务的一致需求的难度，费用最低的方案并不一定能够满足全体业主的要求。
    2. 物业管理服务的行业特殊性。
    物业管理属于第三产业，是服务业。但物业管理与一般的服务行业相比，也有其明显的个性。

    首先，物业管理服务有别于社会公共服务和个体服务，是一种同时带有社会公共服务和个体服务特征的群体性服务，这种服务的确定和选择又是一种市场行为，而不是行政行为。

    其次，物业管理服务提供的产品是全天候、不间断、全方位、多层次的过程性服务产品。其突出的一点就是生产和消费同时开始，同时结束。

    第三，物业管理服务的性价比是弹性的，而非刚性或半刚性。其所提供的产品定量容易定质难。因此，要真正做到质价相符、优质优价是不容易的。
这些特点决定了物业管理招投标过程及其结果的某种不确定性。从招标方的角度看，物业管理的招投标是有风险的，仅仅依靠标书的评判和各公司以往的市场声誉，并不能完全保证评标结果的正确性。

二、物业管理招投标的分类及其要点
    物业管理招投标可以从招标主体、招标方法和招标形式等三个方面进行分类。

    1. 按物业管理招投标主体进行分类
    物业管理招标的主体有三类：开发建设单位、业主大会和产权人。
    ⑴ 开发建设单位（开发商）
   《办法》规定，前期物业管理招投标由开发建设单位主持进行。这是因为，此时物业的产权未进行转移或未完全转移，开发商仍是产权人。开发商主持进行前期物业管理招投标，要特别注意以下3点：

    ① 开发商招标和物业管理企业投标的心态
       前期物业管理招投标是一种特殊的招投标。从利益相关的角度看，此时的招投标不仅仅是甲、乙双方的事情，客观上存在三方利益，即开发商、物业管理企业、未来的广大潜在业主。开发商应主要站在未来的广大潜在业主的角度选聘物业管理企业；同时，物业管理企业在投标和合同谈判中，也应更多地考虑、代表和维护这些未来购房人的利益，而不是为了中标，就更多地考虑、迁就、维护开发商的利益。否则，将为日后的物业管理留下产生问题的隐患。由开发商下属的物业管理企业直接管理物业项目，是导致这些年物业管理矛盾、纠纷、问题产生的主要原因之一。

    ② 草拟制定相关文件
       前期物业管理在合同签订的同时，应该草拟制定几个相关文件，主要是前期物业管理协议和业主临时公约。

    ③ 政府部门的参与和监管
       前期物业管理招投标的显著特点是：在进行招标时，物业未来的业主并不明确，更无法形成统一的利益共同体，也就是他们的利益没有一个实体来代表和维护。所以此时，政府责无旁贷。前期物业管理服务合同、前期物业管理协议和业主临时公约，业主要按政府示范文本，结合本物业情况草拟签订。同时，应报政府主管部门进行审查和备案，政府主管部门应切实负起指导、监管的职责，对其中明显不合理、侵犯业主权益的条款应要求删去。

    ④ 提前进行
       按照《办法》的规定，新建现售商品房项目应当在现售前30日完成招投标；预售商品房项目应当在取得《商品房预售许可证》之前完成招投标；非出售的新建物业项目应当在交付使用前90日完成招投标。考虑到招标的各项准备工作和不少于20天的投递招标文件时间，开发商应该在销售前几个月就开始进行前期物业管理招投标工作。

    ⑵ 业主大会
    在业主大会成立以后，业主大会就成为物业管理招标的主体，这时前期物业管理企业已经开始工作一段时间，因此业主大会首先要评价前期物业管理企业是否能够满足业主的需求，如果符合要求，进行续约即可；如果不符合，则需要考虑重新选聘物业管理企业。《北京市物业管理招标投标办法》中规定：更换物业管理企业的招标投标工作，应在原（前期）物业服务合同终止前3个月完成。更换物业管理企业手续众多，因此业主大会更换物业管理企业也要有充分的准备。

    ⑶ 产权人
    产权人作为物业管理招投标的主体，通常指的是物业只有一个或少数几个产权人的情况。这种情况通常不出现在住宅项目中，而以办公楼最为常见。

    2. 按物业管理招投标的方法分类
    物业管理招投标按招标方法分为自行招标和委托招标两种。考虑到上述两种方法的利弊，可以采取自行招标和委托招标相结合的第三种方法。即招标方聘请专业发招标代理机构，操作招投标的具体运作过程及一般文件的编制，而对物业管理服务的具体要求及对投标企业的考察仍由招标方负责。

    3. 按物业管理招投标形式分类
    物业管理招投标按形式分为公开招标和邀请招标两种。除特殊情况外，物业管理招投标不适用议标。相对于公开招标来说，邀请招标的成本比较低，但暗箱操作的可能性有时比较大。因此在选择招标方式的时候应注意权衡利弊。
   
三、评标的要点
    物业管理的评标是招投标过程中最重要的环节。评标委员会的评议结果对中标将起到决定性的影响与作用。招标方对此应给予足够的重视、慎重对待。物业管理招投标自身的特点决定了其评标也较一般招投标的评标有所区别。主要有以下几点：

    1. 评标要留有必要的时间
    一些招标方在开标后用半天或一天的时间就评标完毕，评委们没有时间去阅读比较标书，即便有现场答疑，也不宜做出相对准确公正的评判，这是不合适的。合理的做法应该是开标后，招标方的工作小组对可比性的数据、资料（如人员配置、费用测算、企业资质等）先行统计、整理；然后召开评委会，评委用至少半天到一天时间各自阅读标书；最后进行各投标方答辩，评委会最终评出评议结果。

    2. 投标方对本物业的认识
    每一个物业项目都有各自的特点，在管理服务上也有不同的要求。评委在审议标书时，首先要重点考察投标企业对该物业个性的认识，尤其对招标方的一些特殊要求有无实质性的响应和相应的分析、理解及对策。因为这既反映了投标方对此次投标的重视程度，也反映了投标方对物业管理服务的理解和认识。从一般工作的规律来讲，了解和把握其个性才是做好具体工作的关键，物业管理工作同样如此。评标中最忌讳的是投标方一本标书打天下。

    3. 管理处主任的考察
    俗话说“兵熊熊一个，将熊熊一窝”，所以，应对投标方推荐选派的管理处主任进行重点考察。考察内容一是工作简历，重点在于是否曾主持过同类型物业的物业管理，即原职务是管理处主任还是副主任，或是部门经理，原则上不宜从管理处副主任、更不能从部门经理直接提升。二是拟派人选参加答辩，在答辩中进行面试，考察其性格、素质，特别是应对、应变能力和对本物业物业管理的设想。

    4、费用的测算

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