浅谈高校后勤信息化管理与ISO9000认证

一 信息化管理 信息技术是当今最活跃、发展最迅速、影响最广泛、渗透力最强的科技领域。信息化是一场深刻的革命，对社会许多领域包括在传统的生产、生活和思维方式中产生着巨大的冲击，并促进着经济和社会的快速和均衡发展。信息化水平已成为衡量一个国家和地区国际竞争力、现代化程度、综合国力和经济成长能力的重要标志，是促进社会生产力发展的重要因素，世界各国对信息化发展已给予了前所未有的关注。党的十六大指出，“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。 信息化是实现管理创新的重要手段，可以说在所有涉及到管理的部门和机构，不论是理论上，还是实践中，都在不断完善和加大利用现代信息技术。对企业信息资源在广度和深度上的开发利用；对企业实现有效的管理和监控；优化业务流程和管理流程；对运营过程中产生的大量分散而有价值的数据进行有效分析和整合以准确把握自身发展和运营状况，都离不开信息技术的应用。它可以帮助我们快速抓住转瞬即逝的商机和纠正企业运营中的问题，从而使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。应该说，信息化管理是降低成本的重要举措；是增强市场应变能力的必要条件；是解决数据真实准确的可靠工具；是加强财务管理、堵塞管理漏洞的有效手段；是实现组织机构扁平化、提高机构管理效率的技术保障。 高校后勤服务实体（高校后勤产业集团、后勤集团）是在上世纪末高校后勤社会化改革大潮中应运而生的实体。改革的目的就是要使后勤走入市场，要后勤在保证为全校师生提供高质量服务的同时，开拓出新的发展空间并最终作到自负盈亏。那么在当今这个信息技术飞速发展的时代，面对经济全球化、市场国际化、贸易一体化、企业信息化的潮流，对高校后勤来说，既是新的发展机遇，又是更为严峻的挑战。大力推进管理创新，加强科学管理，全面提高后勤实体现代化管理水平，已成为高校后勤应对市场竞争的重要手段和生存发展的关键。近年来，很多高校后勤实体抓住发展这个战略机遇，积极探索、勇于实践，使我们的后勤向着企业化管理模式和经营性机制积极转变，在管理的水平上已经明显提高，管理创新工作也成效显著。从体制和观念上发生了深刻的变革。 高校后勤服务实体虽然不是以追求利润最大化为唯一目的，但它是以企业的形式和方法去运作，去承担高校的后勤保障工作。我们在面对学校这块大市场被社会企业不断竞争和渗透压力的同时，迫使我们不得不采取与市场相适应的现代企业管理制度的转换，充分有效地利用信息化管理手段，建立起我们自己的行之有效的后勤信息化管理体系，以满足发展对我们的要求。高校后勤的工作天天都要创新，只有利用信息化管理手段才可能创新的规范科学合理。     二 后勤信息化管理平台 后勤信息化管理平台就是要将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息管理链。处理分析统计各个中心职能部门的管理数据，资金使用情况、收益情况、资产情况，人员情况、绩效考核情况以及提供模糊查询等功能和信息。以达到降低整体运行成本，有效规避运营风险，使资源得到重组，从管理中要效益，使成本最小化（即效益最大化），使后勤管理成为统一体。 后勤信息化管理平台体系就是从各中心的业务规范、制度管理到信息的收集、成本的汇总核算、资产的管理到员工的考评等进行综合的分析、处理。不再以人立制，而是通过制度管理，规范后勤人员每个岗位的责、权、利。再通过对岗位的标准化管理提高我们的服务意识和管理水平，从而形成一种良性循环的绩效管理机制。 根据近几年高校后勤管理的发展历程，组织结构，管理模式的特点，参照教育部对高校后勤市场化改革的思路（深化体制转变，依托学校资源，提高信息化管理水平，强化服务意识，积极引进市场运行机制）、遵照《后勤标准化工作规范和流程》《ISO9001质量管理体系》和《高校后勤评估验收检查体系》以及其他兄弟院校在后勤信息化建设中的经验和教训，各高校要设计出具有本校后勤特色的网络化管理平台。建立的方法就是以部门、业务和角色的不同设计出岗位的具体工作内容和考核指标，形成细化工作表单、数据汇总报告，以直观图表形式和树状结构搭建起来，同时建立自定义功能，以满足后勤对不同组织机构设置、功能设定的需要和要求。     三、ISO9000质量管理体系认证 为了提高组织的管理水平，组织实施ISO9001系列标准的意义就是建立并运行有效的质量管理体系，促进质量管理的系统化、科学化和规范化；通过开展内部审核、管理评审、模拟审核，采取纠正和预防措施，持续改进，建立自我完善机制；第三方认证审核和监督审核为组织保持和改进质量管理体系增加外部动力；通过质量管理体系的有效实施，举一反三地建立、健全其它管理体系和有关规章制度，促进组织整体管理水平的提升。 四、 信息化管理与ISO9000认证的关系 高校后勤信息化不是孤立的，信息技术只有与先进的管理理念和规范的管理制度相结合，才能取得预期的效果。同时又要与后勤实体的产权制度改革、组织机构的调整、业务流程的优化相配套。一方面，我们要用科学的管理理念指导企业的信息化建设；另一方面，要利用信息技术实现管理运行的简单化，以提升管理水平，提高管理效率。两方面相辅相成，互为依托。如果不进行信息化建设，管理就无法实现跨越式发展，而信息系统不能结合先进的管理思想，系统建设就失去了方向。在日趋激烈的市场竞争中，高校后勤适应市场需求和市场竞争而进行的管理创新，越来越离不开信息化的支撑，同时，代表当代最先进的管理思想和管理理念的信息化管理，不仅促进了后勤的管理变革，同时也成为后勤服务实体核心竞争力的重要内容。 ISO900质量管理体系体现了这种管理思想、管理标准。获得ISO9000认证不是目的，我们真正的目的是要通过认证，更好的学习和使用其管理方法并真正贯彻落实在每一个岗位上，所以，落实是关键。但如果在实际使用过程中操作过于复杂甚至于是繁琐，那对我们的推广和落实也是一个阻碍。通过大量学校的认证经历和经验总结，我们找到了一个即可以很好贯彻又可以简化操作的办法，那就是利用信息化管理体系来帮助我们完成繁琐的工作，如历史数据的查找，大量数据的汇总分析，成本和收益的核算等等，全部由计算机自动完成。即通过网络化管理实现了认证后的落实工作。管理和操作变成了轻松愉快的事情。北京理工大学膳食处已经做了ISO9000认证、HACCP、食品量化分级管理等多个标准认证，但是实际工作中是否按这个标准去做了，处领导还要查阅大量的基层运行文件表格，这样才知道其运行效果。现在有了信息化膳食管理平台，就可以靠平台软件系统来实现了。餐饮管理系统还包含“专家诊断系统”、“评估系统”等，它可以随时对各项工作进行评估，当数据分析得知某项工作没有达到标准时，诊断、评估系统就会给出警告、提示，这样中心领导就可以立即去现场检查、指导工作，保证每项工作必须按所定的标准去执行。所以说，信息化管理是保证ISO9000认证及其它标准正确实施的必要的手段和有效的方法。