3.积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用时，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。
三、物业管理文件材料的归档
(一)归档的含义及其重要性
物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。狭义的物业档案收集工作指的就是物业档案的归档工作。由于归档既是文件处理的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，是文件处理和档案工作交接点和结合部，因而归档无论对文件管理还是对档案工作，都有积极重要的意义。
1.归档使文件材料基本属性发生变化，进入一个新的发展阶段
文件材料在形成和使用过程中，是现行的文件材料，具有文件材料的各种基本属性，而通过归档，它们就从现行的文件材料转化为档案，发生了基本属性的变化。就是说，文件和档案是同一事物的两个不同发展阶段，通过归档，使文件材料完成了自己的现实使命，并从此具有档案的使命和属性。
2.归档是贯彻“统一领导，分级管理”原则，丰富档案信息资源的重要措施
“统一领导，分级管理”是我国档案工作的基本原则。只有通过归档，才能达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的。
3.归档是确保档案保管单位质量的重要关口
由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特别是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收，这就能有效地提高档案材料的质量。实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响。
(二)归档制度
为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度。归档制度是指导文件材料归档的基本依据。归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部分。归档制度的内容主要包括：
1.归档范围
确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据。凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。
(1)党群工作、行政管理和经营管理类档案
包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等。
①上级机关或业务主管部门的文件材料：
1)上级机关或业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2)上级机关或业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；
3)代上级机关或业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；
4)上级机关或业务主管部门转发本公司的文件(包括报纸和刊物转载)。
②本公司的文件材料：
1)本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；
2)本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；
3)本公司颁发的(包括转发及与其他公司联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
4)本公司的请示与上级机关或业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；
5)本公司及内部职能部门、管理处活动形成的工作计划、总结、报告；
6)反映本公司业务活动和科学技术管理的文件材料；
7)本公司检查下级单位(小区、大厦、酒店、经营公司)工作、调查研究形成的重要文件材料；
8)本公司形成或本公司汇总的统计报表和统计分析资料；
9)本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；
10)内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；
11)本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；
12)本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；
13)本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；
14)本公司的历史沿革、荣誉奖励证书等文件材料；
15)本公司(包括上报和下批)干部任免、调配、培训、专业技术职称评聘、党团员名册、职工名册、职工录用、转正、定级、调资、离退休(职)、复员、转业、抚恤及干部奖惩等文件材料；
16)本公司办理的党团员关系、职工转移工资等文件材料；
17)本公司编印的简报及编辑出版物的定稿、样本；
18)本公司与国内其他单位或国外签订的各种合同、协议书等文件材料；
19)本公司在外事活动中形成的重要文件材料；
20)各种普查工作中形成的材料。
③同级机关(单位)和非隶属机关(单位)的文件材料：
1)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务但要执行的法规性文件；
2)有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；
3)同级机关(单位)和非隶属机关(单位)与本公司联系工作的重要来往文件。
④下级单位的文件材料：
1)下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表等文件材料；
2)下级单位报送的重要科技文件材料；
3)下级单位报送的法规性备案文件材料。
(2)基建档案
包括新建物业接管、原有物业接管、物业管理中改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸。
①基本建设前期工作文件，包括可行性研究文件、计划任务书、选址和设计原始资料、基本建设计划、申请报告及批复等；
②基本建设工程设计文件，包括设计依据文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等；
③基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等；
④基本建设竣工文件，包括竣工图、工程决算、竣工验收报告等；
⑤基本建设工程使用、维护、改建、扩建形成的文件。
(3)设备档案
本公司作为固定资产的机器设备和仪表仪器等方面的档案材料。
①设备购置文件材料(设备技术经济计算材料、有关购置的谈判文件及定购协议或合同书等)；
②随机文件材料(设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等)；
③设备安装、使用以后形成的文件材料(设备安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养维修记录等)。
(4)会计档案
包括财务报告、会计账簿、会计凭证、工资单及其他。
(5)人员档案
主要为已故人员档案(离退休、除名、出国或赴港、澳、台定居人员档案视不同情况归档或暂由人事部门报管)。
(6)科教档案
包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料。
(7)物业管理专门档案
包括物业清册、物业维修、物业租赁、住户(业主)等文件材料。
①物业清册，包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料；
②物业维修材料，包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内；
③物业租赁材料，包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料；
④业主、住户资料，包括户主类型(业主或租户)、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。
(8)声像档案：
①反映本公司概貌的声像材料；
②历届主要领导人的照片；
③上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料；
④本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料；
⑤反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；
⑥本公司领导、专家、学者参加重大公务或学术活动形成的声像材料；
⑦本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；
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