维修基金的管理要求

(一)专户存储，调剂使用，滚动增值

　　物业管理企业从多种渠道筹措到的维修基金，都应在收到时即设立专门账户，存入金融机构，专款专用。待房产物业包修期满后，由物业管理企业视实际情况进行使用，专项用于房产物业的公共部位、共用设备设施的维修、更新。但是，由于房产物业的价值巨大的特点，决定了它的维修和更新成本要比一般的耐用消费品大几十倍甚至几百倍，再加上通货膨胀等因素，因而从业主、开发商等渠道筹措到的维修基金是不能满足房产物业到维修更新时所需的成本开支的，这就要求物业管理企业必须尽可能地充分利用维修基金，提高资金利用效果，使维修基金能够滚动增值起来。另一方面，由于物业管理企业所接管的物业有先有后，有新有旧，这就造成了房产物业需要维修更新的时间有差异，致使维修基金的调剂、融通使用，提高使用效率和滚动增值成为可能。但这里需要强调指出的是，调剂、融通使用维修基金的前提是确保维修基金本息的完整、安全，确保房产物业需要维修更新时有足够的资金。因为调剂、融通维修基金的根本目的是为了提高维修基金利用率，使之滚动增值起来，从而可使房产物业和居住者能够长治久安。所以维修基金调剂使用时必须要投向到盈利率高、收效快而又风险小的项目上。只有这样，才能既可确保维修基金的本息完整，又可使之滚动增值，满足房产物业维修更新支出的需要。

　　(二)提高维修基金的使用效果

　　由于房产物业具有固定性、个体性、连带性、庞大性和价值大的特点，因此，选择更新方案时必须慎重。不但要考虑技术性能上的先进性、舒适性和外表的美观性，而且要考虑经济上的合理性，即用新的房产物业的附属设备设施替换旧的房产物业的附属设备设施，能为企业节约多少资金，增加多少营业收入，带来多少经济效益。房产物业的附属设备设施是否要更新及什么时候更新，在其功能和使用效果基本相同的情况下，主要取决于维持现有的房产物业的附属设备设施正常运转的年成本高低。房产物业的附属设备设施使用的年成本高低受其一次性投资支出和年使用费两个因素的影响。

　　房产物业的附属设备设施的一次性投资支出包括附属设备设施的投资支出(即设备设施采购成本，包括设备设施的买价、运到目的地前发生的包装、运输、装卸费、采购费和设备设施安装前保管费。若是进口的设备设施还包括国外海运费、保险费、关税、增值税、外贸手续费、银行手续费等)、设备设施安装工程投资支出、设备设施的基础、支柱、炉体砌筑建筑工程投资支出等。

　　附属房产物业设备设施的年使用费包括设备设施的运行费(如机上人员工资福利费、消耗燃料、动力、机油等)和日常维修费。
一般来说，旧的使用年限多的附属设备设施的年使用费要比新的使用年限少的附属的设备设施的年使用费高，但新的使用年限少的附属设备设施的一次性投资支出却要比旧的使用年限多的附属设备设施的一次性投资支出大。所以，对旧的使用年限多的附属设备设施是否要更新及什么时候更新为最好，就要权衡利弊得失，全面比较，认真选择。如果在该更新时而不及时予以更新，一方面会使年使用维护费大大增加，超出预算，使物业管理企业的日常管理开支增加，从而导致日常管理费超出预算；另一方面，会破坏房产物业的形象，影响收益性房产物业的出租率和销售收入，进而影响物业管理企业的声誉，减少企业的经济效益。反之，若在不需要更新时而进行更新，就会使维修基金不能得到最有效利用，也会造成资源的浪费，致使物业管理企业经济效益下降。所以，要管好用好维修基金，首先必须要确定附属房产物业的设备设施的最佳更新期，选择最优的更新方案，这样才能提高维修基金的使用效果。

　　(三)维修基金财务计划与维修更新的资金需要

　　物业管理企业接管的房产物业由于使用和自然力侵蚀等，会逐渐损失其使用功能而需大修和更新。如房屋建筑物会由于风吹日晒雨淋的侵蚀而逐渐破旧，设备设施会随着时间推移和使用而逐渐氧化生锈、损坏。因此，为保证每一项物业到需要维修更新时有足够的资金，防止某一时期因维修更新过度集中，造成维修更新费用过度增加，就要求正确预算每一物业项目的物理寿命，然后计算它的大修更新成本，确定年度月度维修更新资金的需要量，制订年度维修基金财务计划。因为一个物业管理企业往往接管着众多的物业，如深圳物业管理公司管辖的物业，建筑面积近100万平方米。这么多物业有的年初需要维修更新，有的年末需要大修更新；有的这个月需要大修更新，有的下个月需要大修更新。因此，为了既能使维修基金调剂使用滚动增值，用活起来，提高资金利用效率，又能保证某年某月的大修更新正常进行，必须在每个年度开始前编制年度维修基金财务计划。维修基金财务计划的编制，既可保证大修更新的资金来源，又能有效控制物业管理企业大修更新的成本费用开支，做到心中有数。当然，在编制维修基金财务计划时，要充分考虑更新时的通货膨胀因素，对每一项物业的大修更新成本应每年调整计算，以便留出一笔更实际的维修更新资金，保证到时有足够资金完成大修或更新工作，使物业能保值增值。

　　(四)加强成本核算降低维修更新成本

　　加强成本核算，严格物业维修更新工程成本的开支范围，是物业管理企业对维修基金进行管理的一个极其重要的环节。认真做好维修更新工程成本的核算工作，对于降低维修更新成本，加强维修基金管理，提高维修基金的使用效果，更好地完成物业的大修更新工作都有着重要的意义。因为物业管理企业严格维修更新工程成本开支范围的过程，实际上就是有效控制维修更新工程成本的过程。一个企业杜绝了乱挤成本的现象，制止了不合理的费用开支，就能直接收到降低成本的良好效果；反之，企业若乱挤成本，则必然会提高维修更新成本，使维修基金失控，难以管理，从而降低了企业盈利水平。加强成本核算，不仅在于简单地消极地记录和计算企业维修更新工程耗费多少，更重要的是要对各项物业的大修更新工程耗费的积极管理，通过成本的正确核算，使之与预算和计划对比分析，找出差距与问题，以便及时采取措施，挖掘降低成本潜力，节约活劳动和物化劳动，达到不断降低大修更新成本的目的。这样既可保证广大业主和住户的利益，又可提高物业管理企业的经济效益。

　　加强维修更新成本核算，必须从维修基金管理要求出发，贯彻“算管结合，算为管用”的原则，维修基金的管理，离不开维修更新成本的计算，但加强维修更新成本计算不是目的，而是管好维修基金的一个重要经济手段。离开管理去讲成本核算，成本核算也就失去了应有的意义。

　　为了搞好维修基金的管理，发挥维修更新工程成本核算的作用，成本计算必须正确、及时。计算不正确，就不能据以考核分析多项维修更新成本项目消耗定额的执行情况；计算不及时，就不能及时反映维修更新工程管理中存在的问题。因此，维修更新工程的成本计算，必须从管理维修基金的要求出发，正确、及时，防止简单化，在满足管理需要的前提下，分别主次，按照主要从细，次要从简，细而有用，简而有理的原则，采取既合理又简便的方法计算成本，发挥成本核算在维修基金管理中的作用。维修基金与日常综合管理费一样，也要受到业主管理委员会的监督和管理，其提存、收取、使用、增值运作过程，都要向业主公布，尤其是维修基金的增值运作，更要安全透明地操作，以保证维修基金的完整，保证各方面的利益。