编制物业管理招标文件须注意的几个问题

编制物业管理招标文件须注意的几个问题
摘要 : 通过一年来对成都市物业管理招投标活动的参与，笔者认为目前在物业管理招标文件的编制上较为普遍地存在着一些问题。招标文件是招标活动最直接的依据，文件内在的完整性、逻辑性、对招标项目的针对性和合法性是其精髓所在。规范物业管理招投标活动，首先应当规范招标文件的编制。

随着 《 成都市物业管理招标投标暂行办法 》 的实施，物业管理招投标在成都市逐渐兴起，据不完全统计，至 2006 年初，全市通过招投标方式选聘物业管理企业的已达 160 个项目。

通过一年来对本市物业管理招投标活动的参与，现就有关物业管理招标文件编制中应注意的问题谈谈自己的看法。

一、目前物业管理招标文件普遍存在的问题

1. 对招标项目基本情况的描述过于简略，各类技术参数和指标不完整。

招标文件对招标项目的描述是投标人据已对项目进行评估和编制投标文件的主要依据，也是评标时专家必须了解和掌握的重要数据。但是在相当一部分招标文件中，“项目简要说明”只仅仅是表明地理位置、总建筑面积、总户数、容积率、绿地率、有多少个停车位等。而有关项目的配套设施设备、环境条件、投标人必须掌握的各类技术参数和指标则很不完整。据了解，造成如此状况的原因有二：一是开发商对物业管理不太重视，仅提供一些基本数据就让相关人员（或代理机构）编制招标文件 ; 二是仓促招标，资料本身就不完整。

《 成都市物业管理招标投标暂行办法 》 规定：“预售新建商品房项目的，应当在取得 《 商品房预售许可证 》 之前完成”，但是并没有明确各类项目在具备什么条件下才能进行物业管理招标。因此，一些开发商为了早日取得 《 商品房预售许可证 》 ，就“尽可能地将工作做在前面”，在配套设施设备还没有最后确定的情况下就仓促招标，故无法提供较为详细的技术参数。还有一种情况是开发商对项目实行总体规划、分期开发，在进行物业管理招标时，招标人只能提供首期开发物业的数据，但是又要对项目进行总体招标，因此根本就没有完整的数据。

招标项目的技术参数和指标是招标文件的要件之一，不完整的项目信息使投标人很难准确地编制投标文件，尽管“现场勘察”和“答疑”也可以增加对项目的了解，但是对于在建项目而言，“现场”只是一个工地；在配套设施设备尚未确定的情况下，“答疑会”也无法回答相关问题。这种现象实际上损害了投标人的利益，因为在配套设施设备未确定、技术参数和指标的不完整的情况下投标人是无法比较准确地测算出物业管理成本的，如果成本测算偏低，则将造成日后的经营亏损；如果成本测算偏高，又有可能造成因报价高而投标不中。

同时，招标项目数据的不完整还影响了评标委员会对投标文件的评审。法律、法规、规章和招标文件是评标委员会对投标文件评审的依据，招标文件提供的情况、数据不完整，使评标委员会成员难以判断投标文件中的管理服务措施是否适合项目需要；人员配置是否合理；成本测算是否准确等，从而影响了评标的科学性。

2. 文件前后不对应，评标内容、方法、标准界定不严密，缺乏逻辑性。

一些招标文件前后不对应，逻辑性较差，例如 : 有的招标文件在“技术规范及要求”或“投标文件的编写”中提出了一些要求投标人响应的内容、要求和标准，但是，这些内容、要求和标准在评标内容、评分标准中却未得到体现，而一些在招标文件中没有要求的内容却出现在评分标准中。这种文件逻辑上的矛盾不仅使评标专家无所适从，而且还使招标的择优性大打折扣。

此外，在笔者所见到的不少招标文件中，对评标的方法和标准界定不严密，“评分细则”不细，例如 : 在“评分细则”中只是简单的标注“好（或合理）得多少分（通常是满分）；一般得多少分（通常是满分的 50 ％）；不好得多少分（通常是 0 分）”，但是，什么标准是“好、一般、不好”，文件并没有描述，这一方面增加了评标的难度，另一方面增大了评标中的随意性。

3. 技术要求雷同，评分标准缺乏对项目的针对性。

为了有利于物业管理招投标的实施，成都市房管局印发了 《 物业管理招标文件（示范文本） 》 。“示范文本”主要为住宅小区的前期物业管理招标提供了招标文件的范本，但是一些招标人和代理机构却照本宣科，不分物业类型、不管项目特点，一律按照“示范文本”编制招标文件，这就造成了各类物业技术要求雷同，项目的个性需求难以满足。

另外，一些招标文件的评分标准缺乏对项目的针对性，例如 : 本市曾有一座 7 万多平方米的大型、智能化程度较高的办公大楼进行物业管理招标，但是，在招标文件有关投标人资信的评分标准中，却没有突出投标人应具有大型、高智能化办公楼宇的管理经验，而仅以管理过普通 1 万平方米办公楼的经验作为评定管理业绩的标准。众所周知，一座 7 万多平方米的大型办公楼宇和一个 1 万余平方米的小型写字楼不论是在设施设备的配置，还是在对管理服务技术支持的需求上都是有很大的差异的，管理过多个小型办公楼的经验并不一定适用于一座大型办公楼宇。评分标准缺乏对项目的针对性，极有可能造成招标结果违背招标人的初衷。

4. 评标方法欠规范，影响其合法性。

《 成都市物业管理评标规则（试行） 》 规定 : “物业管理评标方法一般采用综合评估法，或者法律、行政法规允许的其他评标方法”，并明确规定 : “资信部分、技术部分、商务部分、现场答辩部分评审评分权重比例可以为 20 ： 30 ： 30 ： 20 ”。另外，政府采购，财政部令第 18 号 《 政府采购货物和服务招标投标管理办法 》 也明确规定：“采用综合评分法的，货物项目的价格分值占总分值的比重 ( 即权值 ) 为 30 ～ 60 ％ ; 服务项目的价格分值占总分值的比重 ( 即权值 ) 为 10 ％至 30 ％”。以上两个文件均明确了采用综合评分法的商务分值（价格分值）的评分权重比例最高为 30 ％。

目前成都市对物业管理招投标的评标方法基本上都采用综合评估法，但是有不少的招标人（其中包括政府采购）并未按文件规定设置评分权重，而随意将商务分值的评分权重比例提高到 35 ％或 40 ％，甚至更高。

物业管理招标是一项服务采购，采用综合评分法的目的是为了最大限度地满足招标人的实质性要求，如果招标人决定以价格作为确定中标候选人的主要因素，那么就应该选用最低评标价法。在采用综合评估法作为物业管理招投标的评标方法的前提下，过分强调商务分值（价格分值）不仅其合法性值得商榷，而且还有可能造成评标结果偏离招标人的实质性要求。

二、关于规范招
标文件的建议

招标文件是招标活动最直接的依据，对招标项目的描述、技术规范及要求、投标人须知、技术响应、评标程序和标准、投标文件格式等项目是其主要的内容，文件内在的逻辑性、完整性、对项目的针对性和合法性是其精髓所在。规范物业管理招投标活动，首先应当规范招标文件的编制。为此，笔者建议通过加强物业管理招标备案的审核来控制和减少招标文件中的不规范、不严谨的现象：

1. 增加对物业管理招标条件的限制。

“建住房 〔2003〕130 号”文件和地方行业主管部门的有关文件对完成物业管理招标投标工作的时限做了规定，但是都没有就物业管理招标所应具备的条件做出界定，由此就出现了前述的招标文件要件不全的现象。为了杜绝这一问题的出现，建议对物业管理招标的前提条件进行规范。

2. 实行专家审核制度。

在物业管理招标备案时，可由行业主管部门安排，在专家库中随机抽取 2 ～ 3 名物业管理评标专家对招标文件进行审核，将发现的不规范、不严密或有碍公平、公正等的相关内容向招标人（或代理机构）提出，并请其修正 ; 同时，专家还可以根据招标人的实际需求提出相关的建设性意见。

通过规范招标文件，将能更好地坚持和贯彻物业管理招标“三公一诚”的原则。

参考文献：

①      成都市房产局 , 《 成都市物业管理招标文件 ( 示范文本 )》 ［ 2004 ］ 210 号

② 谢绍志 , 《 物业管理与招标投标实务全书 》 , 安徽文化音像出版社 ,2005.11