内部控制制度在房地产企业成本控制方面的应用
组织结构控制的应用在新的经济条件下,快速发展的房地产企业在组织结构方面还存在着很多的问题,主要集中在以下三个方面:组织结构层次单一化、决策层庞大无效率;各职能部门的权责分配不合理、相关职能认识不清楚;工作分配不符合流程化、组织流程繁琐。在日常运作过程中,如此组织结构严重阻碍了房地产企业项目的开发,任何一项业务活动涉及的部分多占用的时间长,彼此之间无效率的沟通增加了交易成本,相对应利润额的减少。信息在涉及到的各个部分之间传递,如同增加了一道道过滤器,况且各部门职责不明确,有可能导致相互推脱,缺乏责任心现象的出现,很容易造成信息的失真、时滞和不全面,导致企业信息成本和风险成本的增加。建立合理的组织结构架构,一方面理顺不同部门及上下级部门之间的报告关系,高层可以通过顺畅地与基层直接进行信息沟通,缩短了纵向信息链,加快了高层与基层的垂直信息传递,提高了高层与基层的信息对称性,减少了决策与行动之间的时滞,降低了企业信息成本和风险成本。另一方面,明确了各部门的责任,可以有效减轻不同部门之间推脱责任,相互扯皮造成的损失,保证信息的真实、及时、全面,降低了信息成本和风险成本。同时因为遵循不相容职务相分离的原则,可以使得房地产企业各门相互监督,降低企业风险成本。
授权批准控制的应用房地产企业存在的组织结构的不合理,造成决策权集中化,大小事务均是由领导一人来审批核准,违背了授权批准控制制度中的一般授权和特殊授权相结合的基本原则,同时容易造成集体讨论的结果有可能危害到集权者的利益而被否决,掌握审批权的领导人拥有的权力过高,企业内部的监管体制和控制制度难以发挥作用,失去监管部分本来应有的效用。况且,在此情况下,很容易滋生领导人的独断专行和贪污受贿的不良作风,不仅会给企业带来经营风险,增加风险成本,而且领导者的不良作风使其在做决策时,失去基本原则,惯用以个人利益最大化而并非企业利益最大化,使企业产生大量的不必要的支付,增加了企业的运营成本,给企业带来损失。要想控制房地产企业成本,就要改革审批制度,首先,要根据授权批准控制的要求,对独享审批权的领导的权力进行分权,建立董事会、监事会,并且人员组成按照一定的比例组成。比如,预算内的财务开支活动,由企业预算管理权力机构进行预算的批准,该领导仅仅负责预算的签发,而预算的审批权由部门负责人进行,将责任分配到具体人员身上,可以大大提高工作效率;预算外的财务收支,该领导审批后,还须提交单位权力机构进行集体审批,以提高审批的质量。其次严格区分一般授权和特殊授权的使用范围,真正做到所释放的每一项权利都能发挥效用,控制企业的成本,以有限的资源获取尽可能多的利润。
会计记录控制的应用详实、准确、及时的会计记录是核算成本的依据。如果有详实、准确、及时的会计记录,房地产企业就可以对建造过程中花费的成本、资产情况了然于心,可以减少不必要的开支,同时防止暗箱操作,对挪用资金、贪污浪费的行为起到很好的牵制作用,降低成本。房地产企业加强会计记录控制就要在工程结算之前,及时收集和整理各种费用、支付资料,做到完整无疏漏。同时,制定合理的凭证流转程序,有关人员在支出费用时,要及时编制有关凭证,编妥的凭证应及早送交会计部门,以便及时记录,已登账凭证依序归档。各种费用支出必须作相关记录,并且将记录同相应的会计分录进行独立比较。经济业务一经确定发生,就应对记载经济业务的所有凭证进行连续编号,运用复式记账原则,在两个或两个以上的相关账户中进行登记,以防止经济业务的遗漏、重复,揭示某些弊端问题。
职工素质控制应用职工的素质直接决定职工的工作效率,也就决定了企业成本。对于房地产企业,工程项目应有实力雄厚、技术扎实、职业素质高的工作人员来完成。企业和职工之间签订的合同都应详细、严谨、奖罚严明。同时,为提高全员劳动生产率,应开展技术比武,加强劳动纪律,改善劳动组织,把施工人员的劳动成果与经济与经济效益紧密结合起来,充分调动职工的积极性,积极开展技术革新和技术改造,采用先进的生产技术和先进的生产工艺,提高劳动者操作熟练程度和科学文化水平,从而全面提高项目施工人员的技术业务素质。
预算控制的应用
预算编制工程预算的编制须结合预算工程师、材料工程师及财务人员等专业人员的综合建议,达到事前成本控制的目的;工程预算编制完毕后,公司预算部门将工程预算交与财务人员,使得以后的财务核算工作能够“有的放矢”。
预算及资金控制在工程款的支付过程中,要有正确的付款流程,该流程的设计,必须满足“先产生相关的信息流,再由信息流决定是否支付资金流”的要求。因为任何不当的资金支付行动,都能使成本管理处于无序和失控状态。在支付工程款项填写用款单时,要按“工程项目—分部工程—分项工程—单位工程”写清楚,成本会计根据已有财务信息及预算数进行核对,能立刻确认是否应该支付此款项,并将此信息上报主管领导。
风险控制的应用由于经济形势的变化迅速、房地产企业自身资金需求量大,使得房地产企业很容易面临经营风险和财务风险。通过企业内部控制加强风险控制的措施主要包括在明确风险责任主体的基础上,加强授权管理控制、人力资源控制、预算管理控制、财务管理控制、业务流程控制和信息传递控制等内控体系。例如经营管理控制,要建立信息流转机制和共享平台,明确各管理层级之间有哪些上行信息、下行信息和同级共享信息,以提高工作效率,消除信息不对称性,减少决策失误。
成本控制是企业全员和全过程的控制,属于牵一发而动全身的控制。组织结构、流程机制、人员安排、预算管理、风险控制等各个环节的合理控制,可以加强房地产企业的成本控制,提升其成本控制水平,最终可以达到降低成本费用、扩大生产的效果,确保企业获取更高的收益,提升其市场竞争力。
