XX发展总公司合同管理规定

    第二十八条法律、法规和规章要求公证、签证、登记、批准或办理其他手续的合同，合同签订以后还应及时办理相应的手续。

    第二十九条总公司的合同章由法规室管理使用，总公司的公章由总公司办公室管理使用，各业务单位应设专人、专柜负责管理使用各自的公章、合同章。

    第三十条负责总公司及业务单位印章管理的人员，应严格遵守本规定，没有负责人或主管领导的签字，不得在具有合同性质的法律文件上加盖公章或合同章。除非法律另有规定，不得以财务章、部门章替代公章或合同章签署法律文件。

    第八章   合同的履行、变更和终止

    第三十一条合同生效以后，业务单位应当及时行使合同规定的权利，认真履行合同规定的义务。发生影响合同履行的不可抗力事件时，应当在法律、法规或合同规定的期限内通知对方当事人，并收集、提供相应的证据。

    第三十二条在合同履行过程中，我方当事人发生违约或者发现对方当事人违约的。合同经办人员应当及时报告本单位负责人和法规人员，以便研究对策，采取措施，妥善解决违约问题。

    第三十三条合同履行终结后，合同经办人应当认真填写《合同履行终结报告表》，交合同管理部门备案。

    第三十四条在合同有效期内，需要变更、解除、终止合同的，合同经办人员应当认真填写《变更、解除、终止合同审批表》，说明原因并提出处理意见，按照签订合同的审批程序报批。然后再书面通知对方当事人，说明理由并明确作出答复的方式和期限，与对方当事人造行协商，达成变更、解除或终止合同的书面协议。

    第三十五条对方当事人要求变更、解除、终止合同的，合同经办人员应当及时报告本单位负责人及法规人员，并提出处理意见，经审批后，在法律、法规或合同规定的期限内向对方作出加盖合同专用章或公章的书面答复，并采取有效措施，避免或减少经济损失。

    对方提出变更、解除或终止合同给我方造成经济损失的，除了依法可以免除对方责任的情况外，应当积极向对方索赔。

    第三十六条财务人员在办理合同项下的开证、改证、议付等对外结算时，必须以附带审批表的正本合同和有关主管领导签字的"进出口贸易项目忖款申请表"作为依据，否则，财务人员应拒绝对外办理结算手续。

    第九章   合同纠纷解决

    第三十七条在履行合同过程中如产生纠纷，属于总公司审核范围内的合同，合同经办业务员应立即通报法规室采取措施以避免损失、维护总公司的利益，如因经办业务员延误通报而造成损失由该业务员负责。

    第三十八条不属于总公司审核范围内的合同纠纷由总公司决定是否参与解决。在处理所属业务单位的合同纠纷过程中所发生的费用应由该业务单位承担，对有过错的人员应给予一定的经济处罚。

    第三十九条发生合同纠纷时，合同经办人应当及时报告本单位主管领导，如需要法规人员介人，应填写《合同纠纷处理意见表》，如实全面反映情况，提供所有材料和证据，经主管法规室的公司领导批准后，共同处理合同纠纷。

    第四十条因处理合同纠纷而发生的各种费用，由业务单位承担。法规人员参与处理合同纠纷的差旅费用及其他费用按总公司规定的标准在业务单位报销。

    第十章   合同档案和统计资料的管理

    第四十一条所有合同都应建立档案。合同签订以后，业务单位自留合同正本及其附件和合同审批表各一份。随着合同的履行、变更、解除或终止，各业务单位应将相应的文件存入档案，使之成为一个完整的合同档案。属于总公司审核的合同档案，计划部留存一套。

    第四十二条各业务单位应有专人负责合同编号的申领，合同的立卷、归档及档案管理。业务人员应当妥善保管签订、履行、变更、解除、终止合同过程中形成的各种文书、信函、电报、电传、传真、电话记录、洽谈笔录、会谈纪要、备忘录、表格、图纸、单证及有关业务和技术资料，于合同履行完毕后交本单位合同管理人员按照时间顺序统一建档立卷。

    第四十三条各业务单位合同管理人员应当妥善保管尚未立卷的合同档案材料，严格保守商业秘密。非经本单位负责人批准，不得私自出借合同档案材料。

    第四十四条各业务单位的合同管理人员应于每年的一月将过去一年的合同档案进行整理后，经计划部统一交总公司办公室档案管理部门保管。合同档案的保管期限与会计档案相同，发生纠纷的合同档案永久保存。

    第十一章   奖 惩

    第四十五条各业务单位的业务人员、合同管理人员及法规人员有下列情形之一的，由总公司法规室向人事本部提议，按照有关规定，给予奖励：

    （一）在合同管理工作中认真负责，取得显着成绩的；

    （二）在签订、履行、变更、解除、终止合同过程中，努力维护企业权益，避免或减少经济损失数额巨大的；

    （三）勇于检举合同签订、履行、变更、解除、终止过程中的违法行为，避免造成不良后果的；

    （四）其他应当予以奖励的情况。

    第四十六条有关单位和个人违反本办法的规定，有下列情形之一的，总公司法规室有权向人事本部提议，按照（职工奖惩条列）及其他有关规定，根据情节轻重，予以相应的行政处分和经济处罚，直至移送司法机关追究刑事责任。

    （一）不认真进行合同项目的考察、调研，盲目签订合同，造成合同不能履行或不能全面履行，被对方追究违约责任的；

    （二）不认真调查、了解合同当事人的主体资格、资信状况和履约能力，引起合同纠纷或被他人诈骗的；

    （三）擅自越权签订、变更、解除、终止合同，情节严重的；

    （四）不认真查验对方签约证明文件，造成严重后果的；

    （五）不认真调查有关情况，盲目为他人提供担保，并给本单位造成经济损失的；

    （六）疏乎大意，造成签约证明文件、合同书及其他有关文件、资料、证据损毁、丢失，后果严重的；

    （七）出现违约行为以后，不及时采取补救措施，不积极追究对方违约责任，造成重大经济损失的；

    （八）隐瞒事实真相，欺骗领导和合同管理人员，或与他人恶意串通，骗取本单位财产，造成严重后果的；

    （九）利用签订合同之机，索贿、受贿或进行其他违法犯罪活动的；

    （十）不认真审查合同，或者有意规避合同审批程序，导致合同纠纷，造成较大经济损失的。

    第十二章   附   则

    第四十七条总公司属于行政事务性对外签约的，原则上按本规定执行。

    第四十八条本规定由总公司法规室负责解释。

    第四十九条本规定自颁布之日起实施。

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