三、物业档案管理现代化
(一)物业档案管理现代化的含义和内容
管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。
当前，档案管理现代化的主要内容如中国档案学会1990年10月召开的《中国档案管理现代化学术讨论会》所概括的：“一是在档案管理中使用现代技术和设备，二是运用科学方法对档案实施规范化、制度化、程序化的管理。”这一概括并不专指某些门类档案，无论具体到哪个行业——包括物业管理行业，档案管理现代化的内容都可以理解为现代化技术手段和现代管理科学方法的结合。现代化技术手段的运用包括：档案信息处理现代化——以计算机技术为核心的现代信息处理技术；新型载体档案的管理；档案保护设施、技术现代化。现代管理科学方法的运用就是推行标准化，运用目标管理、全面质量管理、系统工程、定量化管理等先进方法，配合现代技术手段，有效地提高档案管理效率和质量，取得优化效益。
档案管理现代化的实质就是档案管理技术的变革。随着科学技术的发展，每个时代都有各自的现代化内容，现代化是永无止境的发展过程和趋势，是相对于各个时代的动态概念。因此，只有时刻关注先进技术的应用，不断学习，调整管理现代化的对策，档案管理工作才能紧跟时代。
(二)物业档案管理标准化
标准是“衡量事物的准则”(《辞海》)，是“对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和成熟的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机关批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。”(《标准化基本术语》)
《中华人民共和国标准化法》规定，标准化工作的任务是“制订标准、组织实施和对标准的实施进行监督”。
标准化是组织现代化生产的重要技术基础，是科学管理的重要组成部分。档案管理标准化是以档案管理、档案科学技术研究等工作领域中重复性的事物和概念为对象，制订、修订各类别、各层次的标准，并将其付诸实施的过程和结果。在对档案管理现代化的认识上，部分观点将推行标准化作为档案管理现代化的内容之一。
我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。
(三)现代化对物业档案工作人员的要求
档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就意味着可挖掘的巨大潜力和许多有待完善的地方，只有具备了思想意识基础，才可能适应未来的发展。
实现物业档案管理现代化，要求工作人员具有较高的知识化和专业化水平。调整知识结构一靠对已从业的人员进行培训教育，二靠补充高素质的人员。但是，即使是暂时属于高素质的人员，如果停止进修，也会很快因知识老化而被淘汰。
现代化技术和手段的采用，给物业档案工作者提供了先进的工作手段，这就要求各岗位的工作人员都要对所使用的先进设备有所了解，不仅能够操作使用，还要学会维修，甚至改进。
四、物业档案的分类
(一)档案的分类
档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同，但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类，我们将档案的分类概括为两种类型：一是档案实体分类；二是档案信息(内容)分类。
1.档案实体分类
档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次：
(1)国家档案整体的分类
这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等)，从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。
(2)档案馆馆藏档案的分类
这是对一个档案馆全部档案的分类，一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。
(3)全宗内档案的分类
这是对一个全宗的全部文件的分类，一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。
我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类。
2.档案信息(内容)分类
档案信息(内容)分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索，一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统，我国于1987年出版了《中国档案分类法》，并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》，作为全国通用的档案分类标准。
档案实体分类和档案信息(内容)分类，是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法时，一方面必须明确不同的分类对象，一方面要使这两种分类相互配合，以使档案的日常管理和档案信息资源的开发途径，能更加多样、科学、方便。
在档案管理实践中，出于方便实际管理工作的需要，可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类，并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的，主要以文字为记录形式的档案，包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等；科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案，包括设备档案、基建档案、科研档案等；声像档案是指以化学合成材料——胶片、磁带等为载体，以声音和影像为记录方式的档案。而专门档案则是专指本单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的，别的单位没有的档案，如物业管理公司的物业管理专门档案。由于这种划分方法具有一定的合理性和适用性，因此一直被广泛采用。
(二)物业档案的分类
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。
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