物料采购流程

    物料采购流程提要：编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表；货到款项部分支付采购情况表；货到款未付采购情况表

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    物料采购流程

    一、物料采购计划流程

    物料采购计划由供应部经理负责。

    （一）物料采购计划作业流程（图24－4）

    （二）各步骤的操作方法

    ①生产厂生产计划：取得生产厂生产计划，确定各种物料的消耗量；

    ②物料库存情况：取得物料库存情况报表，确定各种物料库存情况；

    ③确定保险储备量：根据每天消耗情况和订货周期，确定保险储备量；

    ④提出采购计划草案：根据生产计划、物料库存情况和保险储备量，编制采购计划草案；

    ⑤组织讨论：组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论，报生产事业部副总经理审批（10万元以上的采购计划）；

    ⑥分送采购计划：将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。

    二、物料采购

    物料采购由供应部经理和采购员负责。

    （一）物料采购作业流程（图24－5）

    （二）物料采购各步骤的具体操作方法

    ①市场调查：通过互联网或其他渠道，调查了解低聚糖厂和酒厂所用主要原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况；

    ②选择供应商：根据市场调查情况，提出供应商选择方案，报供应部经理决定供应商，对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商；

    ③签订合同：供应商确定后，与其商谈供货的各种细节问题，并提出合同草案，报采购部经理审批；

    ④运输和验收：需要本公司承运的货物，联系运输车辆，组织货物运输；无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时，本岗位都要参与货物的验收，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致；

    ⑤付款：根据购货合同和本公司现金流转状况，从供应商处取得相关票证，在本公司内部办理付款手续；

    ⑥供应商评价：根据和供应商业务交往的情况，分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。

    三、物料采购合同管理

    物料采购合同管理由供应部经理直接负责。

    （一）物料采购合同管理流程（图24－6）

    （二）各步骤的具体操作方法

    ①签约前的管理：采购合同签订前，本岗位审阅合同条款，确保合同条款维护本公司利益；

    ②履约中的管理：按采购业务人员归集采购合同，并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款；

    ③履约后的管理：将履约后的合同按供货单位分类归档，并妥善保管。

    四、物料采购台账管理

    物料采购台账管理由采购员负责。

    （一）先收货后付款方式下的采购台账管理

    （1）该方式下的采购台账管理流程图如图24－7。

    （2）采购台账按供货单位设置，其具体格式如表24－3所示。

    表24－3　采购台账

    （3）各步骤的具体操作方法如下：

    ①取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单；

    ②登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏；

    ③取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票；

    ④登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部；

    ⑤汇款证明单：根据采购人员意见，开具支付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准；

    ⑥登记台账：根据付款后的“汇款证明单”，登记采购台账中的“付款”栏；

    ⑦后续付款：对未付货款编制“汇款证明单”，报相关人员批准，并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏；

    ⑧编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表；货到款项部分支付采购情况表；货到款未付采购情况表。

    （二）先付款后到货方式下的采购台账管理

    （1）该方式下的采购台账管理流程图如图24－8。

    （2）采购台账按供货单位设置，其格式同上。

    （3）各步骤的具体操作方法如下：

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    物料采购流程提要：编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表；货到款项部分支付采购情况表；货到款未付采购情况表

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    sp;  ①汇款证明单：根www.fangchanshe.com据采购人员意见和采购合同，开具预付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准；

    ②登记台账：根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记；

    ③取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单；

    ④登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏；

    ⑤取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票；

    ⑥登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部；

    ⑦汇款证明单：根据采购人员意见和采购合同，开具支付余款的“汇款证明单”，报相关人员批准；

    ⑧登记台账：根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏；

    ⑨编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：款清货到采购情况表；款项部分支付货到采购情况表；款付货未到采购情况表。