消防重点单位的防火档案，是公安消防监督部门对消防重点单位实行消防监督管理的一项基础工作，也是一项重要的业务建设，我们平常都习惯地称其为“防火档案”。
建立防火档案在消防安全管理中有着十分重要的作用：（一）它是消防重点管理单位的“户口簿”；（二）它是重点单位消防安全管理工作的历史记录；（三）它是追查火灾原因，分清事故责任，处理责任者的重要依据和佐证材料；（四）它是消防监督员熟悉单位情况，提高业务水平的教材资料；（五）它是考核消防监督员工作情况、业务水平、工作能力的依据。
各级公安消防监督部门，对本辖区的消防重点单位，均建立了防火档案，但是，据我们调查了解，防火档案大都仅仅是“建了”，但距建好、管好、用好防火档案还存在一定的差距。
差距之一，用于档案登记的各类表格的设计不尽合理。从目前的情况看，不管被登记单位是何种性质，即不管是生产企业、首脑机关，还是公共娱乐场所、场库区，都千篇一律地使用一种表格。由于单位性质不同，防火重点、防火灭火措施都不尽相同，这就形成两种情况，一种是被登记单位与表格性质相符，其档案内容就充实和丰满，能全面准确地反映出该单位的基本情况；另一种是被登记单位与表格性质不相符，该填的内容表格上没有，整个档案内容无疑就空有其表了。
差距之二，消防活动，消防管理没有及时归入档案，形成档案、管理两张皮。有的消防监督员下单位开展消防活动时，既不查阅，也不带被检查单位的防火档案，回来后也不把有关文书记录整理归档，形成了档案是档案，管理归管理的格局，久而久之，档案就会慢慢地失去“户口簿”的作用。
差距之三，单一的文字记录，使档案内容单调，形式呆板。
差距之四，档案没有定期进行清理、鉴定，有的档案材料随着时间的推移已经失去保存价值，没有及时销毁，使档案材料过于庞杂，不便使用。
那么，怎样才能建好防火档案，又如何能管好、用活防火档案，为我们消防监督工作服务呢？我想我们在建档之前，应首先明确我们建防火档案的目的和作用。笔者认为建立档案之主要目的是在于积累经验，指导促进防火工作的开展，通过建章立制，加强对人、物、技术的管理，达到最佳的防火效果。基于此出发点，特提出如下意见：
一、将管理单位分门别类，并根据其性质制定出各类档案表格，随后立卷、归档，使档案趋于系统、完美。
依据重点单位防火性质，基本可分为四类进行登记立卷。
（一）商店（场）、大型宾馆、练歌房、夜总会、影剧院、体育场（馆）等公共场所；
（二）首脑机关、图书馆、博物馆、医院、公交系统等办公科学研究场所； （三）生产企业；
（四）储存企业。
在给这些单位建档时，要注意区别共性和个性，有些内容是各单位建档时共同具有的，也就是每份档案必须有的内容，应该清楚详细地登记，以便掌握情况。如基本情况、消防安全组织、消防安全制度职责、重点单位、固定火源、隐患登记、平面图等。
这里特别要强调的是要加强对火、电、人的管理，建立健全各项规章制度情况的记载。从全国几起特大火灾的教训来看，对火、电、人的管理十分重要，各单位对用火、用电实行严格的审批制度，对重点岗位、重点工种、重点人口（防止其纵火）应严密控制，以达到万无一失。同时，各单位对本单位的消防安全活动应建立各项记录，如研究消防工作的会议记录，消防安全检查记录，消防奖惩记录，电气设备维修记录，消防器材（设备）检查记录。
下面就应该区别不同单位的防火性质，进行建档，如公共场所类，这类场所主要任务就是防止群死群伤，所以这类场所应特别关注疏散通道（包括长度，宽度）、出口数目、门的开启方向、疏散指示标志、火灾事故应急照明灯、火灾自动报警、自动灭火系统、机械防排烟、防火卷帘、消防电梯等情况，这些建筑消防设施，包括防雷、防静电设备每年应有权威部门检测。此外，这类场所追求豪华、档次，装修频繁，因此，每次装修的情况，包括吊顶、墙面、地面使用的材料，是否经消防部门审核，是否验收也应了如指掌，登记在案。
对办公、科研场所类应加强管理，建立健全防火安全制度，加强火源、电源的管理。
在建生产企业的防火档案时，应了解其生产工艺流程，制订出科学严谨的安全操作规程，了解其产品、辅料的理化性能，针对其工艺流程各工序的防火特点，用事故树的分析方法，指导工作实践。以造纸车间为例，看我们的防火措施与对策。以下是其生产工艺流程：
制浆—造纸—烘干—成卷—入库
一看便知在这个工艺中烘干是我们防火的重点，我们除加强人的管理外（如强化操作规程，加强劳动纪律，不得擅自脱岗等），还可以用限温度，限速度的方法来进行防火，达到万无一失。
在建场库区防火档案时，应特别注意火源、电源、消防水源的管理，了解和掌握储存物品的理化性能，根据这些性能加强防范，如小型石油库应加强电气、防静电、防泄漏的管理；造纸行业的草料堆场应加强对草垛行距的摆放及草料温湿度的控制；化学危险品的仓库尤其应防止性质相抵触的物品同库混存。
只有经过以上严格细致的调查登记，档案的建立才能更系统、更完善。
二、提高消防监督员的业务水平、责任心和使命感，使防火档案起到其应有的作用。
每个消防监督员都应该有强烈的责任心和使命感，不断地提高自己的消防监督管理水平，认真对待每一项消防监督管理工作，包括防火档案的建立和管理。
在建立防火档案时，要认真对待每一张表格的填制，分清表格设制的内涵和外延，不能敷衍了事。以每个单位都须有的平面图来说，不能自已随意乱画一个示意图，而应该是有比例的正规图，通常500：1的比例较为合适。制图时应包括该单位边界10米以上的范围，平面图应能反映出该单位的消防给水管网及室外消火栓的布置情况，并将该单位的灭火预案一并绘制在图上，为了醒目可以用颜色加以区分，这样一张平面图才算绘制完毕。
档案建立之后，消防监督员在下单位之前应该先翻阅该单位的防火档案，做到心中有数，无论是防火检查、消防教育、还是火灾调查处理，待活动结束后，应将活动情况如实及时地记录在档案中，保持档案的真实性。
三、充分利用各种影像、声像资料，运用微机管理，使档案“活”起来。
随着科技的不断进步，各种影像、声像技术已经充斥到我们生活的各个角落，微机的普及和应用，为我们的档案管理带来了生机和活力。
在市场经济的条件下，各单位的人事变换十分频繁，为及时熟悉和了解该单位保卫工作的情况，可在登记表中贴上历任保卫负责人的照片，也可将进行的消防会议、消防教育培训及时拍摄下来，归档。此外，一些重大的消防宣传，有关重大火险隐患整改的情况应拍摄成录像资料真实地记录下来。同时再将档案中的字、声、影、图像资料及时收集整理、输入微机形成立体交叉“活”的档案，更好地为消防管理服务。
四、防火档案的验收和管理使用。
防火档案建立起来以后，应一式二份，分别出公安消防监督部门和受管理单位保卫部门管理。由上级主管部门对档案进行检查验收。
随着时间的推移，档案中的材料会逐渐增多，有些材料也逐渐失去保存价值，因此，要对档案定期进行清理、鉴定，去粗取精，去伪存真。对确实已经失去保存价值的材料，根据国家档案销毁的有关规定，经领导批准予以销毁，以免过于庞杂，不便使用。
