建立有物业管理行业特点的管理处财务管理制度的研究

建立有物业管理行业特点的管理处财务管理制度的研究

第一部分：问题的提出及成因分析

　　在我国物业管理行业的发展和物业管理市场的发育发展中，有些矛盾和现象很特别，比如物业管理企业和机构过多，在600多万人口的深圳，物业管理企业有600多家，非企业的物业管理机构还有800来家;在1300万人口的上海，据1999年的资料显示已有2000多家物业管理企业，是否也有非企业的物业管理机构未见资料显示，但从上述情况看，其每个企业或机构所管理的面积即规模肯定是有限的。再如深圳最大的物业管理公司在本地的管理面积也没有超过500万平方米的，比较香港700多万人口，有物业管理企业500多家，最大的企业管理面积可达2000多万平方米。我们的物业管理企业或机构多所带来的问题，是很多企业或机构都管理着一些盈利能力很差或根本无盈利能力的物业项目，造成有限的管理费被过多地用在支付人工成本上。在深圳有的小项目 ，人均工资在1000元左右的低标准，而在管理总成本中却能占到60﹪甚至80﹪的比重。其它的管理成本被挤占，管理不到位，业主意见大的问题就必然比较突出。为把这些问题理的更清楚一些，本部分从四个方面把问题提出并做以成因分析。

　　一、开发商热衷组建物业管理机构

　　开发商组建物业管理公司是个历史现象。在物业管理发展初期，由于没有形成社会化和市场化，开发商为管理好自己所开发的物业，成立所属物业管理公司是非常必要的。随着物业管理社会化、专业化、市场化的实现，开发和管理的分离成为必然。然而直到现在，仍有一些开发商，主要是一些只获得某单项开发权的非专业开发商，热衷组建物业管理公司或内部物业管理机构。其中，有些开发商不是主要考虑怎样把自己开发的项目管理好，而是看到物业管理收费是稳定的经济来源。他们甚至不知道或明知不顾这个费用是取之于民，用之于民的，而靠收取管理费作为自己的营业收入，有的开发商虽不在意甚微的管理费，但也认为肥水不能流入外人田。甚至考虑到，有了这么个收费机构，在公司遇到资金困难时，也可调用以度“饥荒”。这就是为什么明知物业管理盈利能力有限，有的甚至还要给予补贴。而一些开发商却仍要成立物业管理公司或内部物业管理部门的根本原因。

　　二、物业管理公司不论规模、不计成本接物业

　　物业管理规模越大，管理成本相对越小，其效益也就越好，这是所有物业管理公司都清楚的非常简单的逻辑现象，但现实中几乎所有的物业管理项目都有物业公司或某些非公司的物业管理机构去争，有的项目甚至规模很小，质素也并不好。虽然，有的物业管理公司也会考虑边际成本共享以减少运作成本，扩大规模。但也有其它因素促使一些公司盲目去接，如对进入市场和塑造品牌的模糊认识，认为只要能外接物业，就等于进入了市场，不论赚与亏，接到物业就行，而接到物业就即树立了形象，又增加了管理面积，还有利于企业资质的提高。也有的上级公司对物业公司不正确地下达盈利指标，甚至要求上缴利润，使得物业管理公司必须想办法寻找经济来源点。在这些表象因素的背后，都要有一个共同需求，这就是资金的支撑，最容易的解决办法或许就在于挤占、挪用本来就不宽裕的物业管理费，形成了管理费中有油水可捞的现象，而且在现行有些管理处财务管理制度下这种挤占、挪用变的方便和可能，利益起了决定性的作用。这就是这什么很多物业管理 
公司都知道管理项目要具备一定的规模和符合相关条件，但却还是要不顾成本去接一些面积较小或质素较一般的物业项目的主要原因。

　　三、实行物业管理的物业也存在较严重的衰败现象

　　物业管理与传统房屋管理最显著的区别之一就是打破了房管所体制下房屋状态一年新、二年旧、三年破的局面，而使房屋保持常新和状态完好，甚至可以保值增值。但现实是这种本应很明显的区别不够理想，很多比较好的楼盘和新楼盘都不同程度地存在着逐渐衰败现象。虽然物业的自然损耗和大的环境气候对这种衰败有不同程度的影响，我国的物业管理费普遍偏低也会导致管理水准偏低。但一些开发商和物业管理公司对有限的物业管理费的有效利用和管理规模小，管理成本高造成的维修、养护费用被挤占而使房屋失修失养，甚至有意挪用、侵占业主利益，使得维修养护不到位等情况都不同程度的存在，从深圳1998年制订的老旧小区改造整治计划中把1991年所建房屋列入了整改范围就能说明一些问题。这就是为什么很多物业没有像物业管理理论上说的，通过物业管理可使物业保持常新，而是比较普遍存在衰败现象的重要原因。

　　四、物业管理公司再努力，业主仍然难满意

　　总体上说，很多物业管理公司已经费了很大的气力，想了很多办法来提高自己的管理能力、服务水平以使业主满意。比如，整个90年代物业管理比较发达的地区都处于物业管理企业自身打造、自身提高的过程，90年代初便有建设部颁布“文明住宅小区考核办法”发展至中期形成现行的“物业管理优秀小区（大厦、工业区）考评标准，对全行业推广规范的物业管理运作模式，提高管理和服务水平起到了重要作用，90年代中期又有公司引入CIS企业形象策划工程，从形象、礼仪、视觉及管理意识上对自身进行再塑造，为推动物业管理市场化进程和物业管理企业进入市场做出了贡献，同期，又导入ISO国际质量管理和保证模式这一先进的质量管理手段，为行业提升服务质量管理意识和水平找到了一条新路，90年代末期，行业内又倡导CS顾客满意战略，甚至把业主当上帝来敬，使物业管理行业的自身建设达到了很高的程度。但是即便物业公司再努力，也很难满足业主对物业管理服务的需求。表现在一些业主或业主委员会与物业公司的矛盾比较普遍，有的甚至比较尖锐，这并不是说业主难伺候，主要存在两点因素，一是比较规范的优秀企业的比例还比较小，以深圳为例，物业公司和机构共有1400余家，导入ISO质量体系的不过100家，占不到7﹪；深圳按大厦、小区、工业区等计算管理项目有3000多个，通过国优考评标准的150多家，省、市级的共计300多家，总计比例为15﹪。二是业主的物业管理消费意识还比较薄弱，总体来说业主对物业管理这种新的花钱购买的服务比较原来不花钱的房产管理是有一定的心理抵触的。但这些表面因素归结到一点，还是业主交了钱，你是不是管好、用好的问题。与上述几个问题连贯起来看，如果开发商或物业管理公司在现有财务管理状态下挪用、挤占或不规范使用管理费，管理处由上述原因引至管理费用不足时，自然会导致管理不规范，甚至会想办法乱收费，房屋和物业环境变得容易破旧起来。于是，这种管理服务不到位，财务管理不透明，业主当然有疑问和不满，甚至产生矛盾。这就是为什么尽管很多物业管理公司竭力在优质服务、质量管理、形象工程等方面做努力，却仍然与一些业主或业主委员会
的矛盾普遍存在，而且有时关系非常脆弱的主要原因。

　　综上所述，以上几个问题和矛盾的产生，归根到底是一个“利益”问题。而利益问题就存在于我们现行的独立的物业管理项目（管理处）的财务管理运作之中。具体表现在管理处财务管理是否真正独立核算，是否透明和公开，物业管理费的使用是否合理，有没有挪用、占用、转移和多提佣金、利润等违规现象。因此，建立规范的有物业管理行业特点的管理处财务管理制度是牵涉行业发展和行业市场发育的至关重要的问题。
第二部分：物业管理处财务管理概述

　　一、定义及一般概述

　　物业管理处是指物业管理企业或某些物业管理机构下属的，在一定物业区域内，具有一定管理规模、独立行使管理权的基层物业管理单位。

　　物业管理处财务管理是指在一独立行使管理权的基层物业管理单位内，独立核算的财务主体所进行的以物业管理费为主要对象的费用计划、编制、控制、使用及管理和分析的财务活动。它的基本职能是通过一般会计制度规定的程序和方法，将由物业管理处管理服务活动而产生的大量的、日常的业务数据，经过记录、分类和汇总，定期编制通用的财务报表和专用的管理费用收支报表。它要求管理处定期向其所属的上级财务主管部门和全体业主分别报告管理处总体财务状况，财务变动状况、经营成果信息和管理费用收支情况。具体会计内容包括对一物业管理项目的财务预算，费用的测算，管理费标准的编报，会计过程的管理，财务成果的报告、总结和分析以及在有其它经营活动时的财务管理。所谓其它经营活动，在物业管理处有两种情况：一种是管理处在属于全体业主共有权益的场所、场地和设备设施范围内开展的出租等经营活动，收益应纳入物业管理费，另一种情况是管理处在上级公司授权下或在为业主提供特约服务和其它有偿服务的过程中，利用自有资金和能力在全体业主权益范围之外开展的其它经营活动。一般来讲，这两种情况的经营是可以鼓励的，它一方面符合在目前我国物业管理费标准普遍较低的情况下，多种方式筹措资金，弥补物业管理费用不足的实际，另一方面也有利于鼓励物业管理处不断创新服务领域和提高服务水平，全心全意为业主服务精神的提倡。但后一种经营容易出现侵犯业主利益的情况，所以要注意两个问题。一要注意不能用物业管理成本，从事与业主利益无关的经营活动，二要注意从事经营活动所产生的利润不要与物业管理费结余相混淆。

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